Asistente de proyectos - Chisinau, Moldavia
Chisinau, República de Moldavia
Descripción del puesto:
• Prestar asistencia al equipo de gestión del proyecto y a los expertos en la realización de las actividades necesarias para la ejecución del proyecto.
• Apoyar la planificación y la ejecución de actividades en el marco del proyecto de la Política Europea de Vecindad (PEV), incluidas las actividades en línea y presenciales.
• Prestar asistencia al equipo de gestión del proyecto en la elaboración de los informes del proyecto.
• Organizar la participación de los asistentes y expertos en las actividades del proyecto (misiones, cursos de formación, visitas de estudio, reuniones del grupo de trabajo en Eurostat, etc.), incluyendo:
o Elaborar un presupuesto provisional para el evento
o Adquirir billetes de avión y contratar un seguro de viaje
o Abonar las dietas diarias
o Redactar cartas de invitación para la tramitación de visados y proporcionar apoyo logístico a los participantes
o Recoger los documentos de viaje tras las misiones
o Recopilación mensual de los informes de actividades
o Recopilación de las listas de participantes y de todos los documentos financieros pertinentes
• Documentación del evento (fotos, etc.)
• Prestación de apoyo logístico para las misiones de los expertos, lo que incluye proponer y reservar hoteles, así como organizar los traslados al aeropuerto (previa solicitud)
• Mantener una comunicación regular y eficaz con el equipo de gestión del proyecto y mantenerlo informado de las cuestiones importantes.
• Realizar traducciones de documentos utilizando DeepL, según sea necesario.
• Crear enlaces de Webex para todos los eventos en línea y proporcionar apoyo técnico a KE1, KE2 y los STEs durante las reuniones.
• Enviar los formularios de evaluación y elaborar resúmenes de las valoraciones de los participantes sobre las actividades (informes de evaluación), basándose en los comentarios recibidos a través de la encuesta de la UE, y preparar los documentos que se presentarán a Eurostat.
• Redactar la lista de participantes y guardar la versión escaneada y firmada en MS Teams.
• Guardar las presentaciones de los expertos en MS Teams.
• Llevar a cabo otras tareas asignadas directamente por el equipo de gestión del proyecto en el marco de las actividades del mismo.
Parte financiera:
• Apoyar al gestor financiero del proyecto en las tareas administrativas relacionadas con los procedimientos de exención del IVA.
• Bajo la supervisión del gestor financiero del proyecto, planificar los costes del proyecto y preparar los presupuestos mensuales.
• Bajo la supervisión del gestor financiero del proyecto, completar y mantener la documentación financiera del proyecto, incluida la introducción mensual de los costes en el sistema WINPACCS.
• Recopilar todos los recibos y la lista original firmada de participantes, organizarlos y enviarlos mensualmente a la sede de GOPA en Bad Homburg.
Formación y competencias
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Título universitario en Finanzas, Estadística, Administración de Empresas, Gestión de Proyectos o un campo relacionado.
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Se valorará la formación adicional en gestión de proyectos o administración.
Experiencia profesional general:
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Mínimo de 5 años de experiencia en administración, coordinación o gestión de proyectos, preferiblemente en proyectos internacionales o financiados por donantes.
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Se valorará la experiencia previa en proyectos financiados por la UE o en marcos similares.
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Excelente dominio del inglés, el rumano y el ruso, tanto escrito como hablado.
Experiencia profesional específica:
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Experiencia en la organización de eventos, la gestión de viajes y el apoyo logístico.
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Conocimiento de la documentación financiera y la planificación presupuestaria.
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Dominio de la suite de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) y de herramientas de colaboración en línea (MS Teams, Webex).
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Se valorará el dominio de programas de gestión de proyectos y de finanzas (p. ej., WINPACCS).
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Experiencia con herramientas de encuestas en línea (p. ej., EU Survey).
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Conocimientos básicos de traducción de documentos (utilizando DeepL o herramientas similares).
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Sólidas habilidades organizativas y para realizar varias tareas a la vez, atención al detalle y precisión en la documentación.
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Excelentes habilidades comunicativas e interpersonales. Capacidad para trabajar eficazmente en un equipo internacional multicultural y bajo plazos ajustados.
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Discreción y fiabilidad en el manejo de información sensible.
Detalles de la oferta
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